La comunicación no verbal es fundamental en las reuniones presenciales para su buen o mal desarrollo.
Lo efectos que se pueden planificar son los de organización, donde sera, a que hora, en que día, como estarán las sillas acomodadas, como serán las decoraciones. Dependiendo el tema a tratarse en como ha de acomodarse las sillas. Si es un debate, el moderador deberá estar en un lugar donde todos lo visualicen al igual que dicha persona pueda ver a todos los presentes.
Es muy raro que las personas se levanten en las reuniones, denotan quien tiene el mandato, una manera que favorece es utilizar un pizarron en donde se tenga el planificador escrito o se vaya escribiendo.
Es muy importante controlar a pequeños grupos que están distraídos, controlarlos con la mirada, parar un poco la platica y llamar la atención. Es una forma de demostrar que estamos escuchando, con la mirada y con los gestos, asentir, o hacer ademanes con las manos, para dar señales de compromiso con el grupo, de una participación activa.
Para una reunión efectiva es necesario tener una entonación expresiva, utilizar silencios, proyectar la voz, articular correctamente, y dirigirse a todo el mundo a excepción de cuando se le pregunta directamente, al principio se deberá mirar directamente a dicha persona.
Reuniones efectivas.
→Ir directamente al tema central. No darle vueltas al asunto, es lo mejor para poder aprovechar el tiempo. El tema que se elija debe tener relación con las personas a las que les estas dirigiendo la reunión, para que así tengan participación en el asunto.
→Para esto debes crear un programa. En el que se vea que temas se van a abordar en dicha reunión, aunque no se pueda entregar el programa a los participantes se debe de tener en la reunión para así tenerlo de guía.
→Escribe el mensaje principal. Es sencillamente una frase, sino se puede entender no se tienen claramente el tema
→Utiliza un cronometro: tener la hora exacta de cada tema que se hablara así en una agenda o con cronometro físico. Para así poder hacer uso efectivo del tiempo. Lo importante es que respetes tanto como te sea posible los tiempos establecidos en el programa.
→Habla de manera fluida. Ni muy rápido ni muy lento, una cadencia clara y yendo directamente al grano.
No permitas que ciertas personas excedan del tema/tiempo y dejen de ver el punto de vista de todos los que se encuentran ahí. Es importante ser concreto y respetar el tiempo de las personas.
Empieza darle fin a esas largas, tediosas y aburridas reuniones .
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