La circulación de información en la empresa se puede realizar de múltiples formas por las cuales debe fluir la información hasta llegar a sus destinatarios, lo que se denomina redes de comunicación.
Establecidas por la empresa con el fin de hacer llegar la información necesaria en el momento preciso y a la persona adecuada. Éstas respetan la jerarquía empresarial.
Representa el orden jerárquico oficial que consta en documentos; la teoría de este sistema establece que toda autoridad se delega de un nivel a otro y reside en última instancia, en el presidente del consejo de administración.
La comunicación formal define las reglas de comunicación establecen la organización.
Podemos establecer que la comunicación formal, cumple dos principales funciones en la organización:
1. Permitir la toma de decisiones
2. Motivar al personal de la empresa
Para garantizar la toma de decisiones y lograr niveles adecuados de motivación en los miembros, la organización conforma estructuras que facilitan la transmisión de la información. Para que la información sea adecuadamente transmitida es necesario que exista un flujo de comunicación que lo permita. Este flujo de comunicación debe cumplir los siguientes objetivos de información:
· Transmitir la información útil para la toma de decisiones.
· Transmitir la información con exactitud.
· Transmitir la información con rapidez.
· Transmitir la información sin errores
Los flujos de estas redes, han de ser regulares, estables y previsibles, evitando así la insuficiencia de información, la cual sería fuente de rumores incontrolados.
En la empresa, según la forma en que se dispongan los participantes en el proceso de comunicación, el efecto de la misma será distinto. Estas distintas disposiciones se conocen con el nombre de redes de comunicación, y pueden ser de muy diversos tipos.
La clasificación más normal de las redes es aquella que diferencia entre redes centralizadas y descentralizadas. En las primeras la comunicación gira alrededor de una sola persona, que dirige todo el proceso y sirve de referencia a las demás. Por el contrario, en las descentralizadas los participantes interactúan mutuamente sin que nadie asuma el papel de líder. Además, si nos centramos en la forma que adoptan las redes podemos distinguir las siguientes:
Redes formales:
- Redes en cadena: es la modalidad ideal para la comunicación vertical. La información se transmite siguiendo la jerarquía de la organización.
- Redes en "Y": son similares a las anteriores, pero uno de los niveles jerárquicos (el superior o el inferior) se desdobla. Por ejemplo, cuando dos subordinados informan a su jefe del agotamiento de una materia prima, y éste transmite la información siguiendo la línea jerárquica.
- Redes en estrella: en ellas, una persona ocupa la posición central, mientra que el resto se dispone a su alrededor de modo circular. El la modalidad más común de las redes centralizadas.
- Redes en círculo: son aquellas en las que la información pasa de una persona a otra hasta llegar al punto inicial. El problema de estas redes es que cada persona sólo tiene contacto directo con otras dos, por lo que la interacción es bastante limitada.
- Redes en multiconexión: solucionan los problemas de las anteriores, ya que en este caso todos los participantes se comunican con el resto. Se trata de la modalidad más perfeccionada entre las redes descentralizadas, aunque son muy complicadas de poner en práctica.
Redes Informales:
El sistema de Información Formal no es el único que usan los grupos y las Organizaciones; pues también existe un sistema Informal en el que la información fluye de manera más rápida y que puede favorecer o complicar los objetivos del grupo o de la Organización.
Este tipo de comunicación es aquella que no la determina la Organización, pero que está dentro de ella y que los empleados son los encargados de originarlas. Ejemplo: tenemos los rumores entre los empleados, las competencias y rivalidades entre ellos, los mensajes de tipo personal con el objetivo de hacer quedar mal a un empleado frente a su superior, etc.
Fuentes:
IMÁGENES: Diapositiva 23 a 27: